Udløbet: Levering af CRM-system

Levering af CRM-system (CRM: Customer Relationship Management ) herunder CRM-licenser samt implementering af systemet og løbende drift, support og produktopdateringer.

Baggrund
Den overordnede vision for Elsparefonden er at blive den offentlige sektor og den private forbrugeres foretrukne ikke kommercielle-rådgiver i forhold til elbesparelser. CRM-systemet skal være med til at understøtte dette. Det skal først og fremmest bruges af Elsparefondens sekretariat og Elsparefondens Kunderådgivning. Kunderådgivningens opgaver løses for Elsparefonden af firmaerne Alectia og Viegand & Maagøe.

Tidsfrist
TIDSFRISTEN ER UDLØBET FOR DETTE UDBUD

1. Beskrivelse
Elsparefondens Kunderådgivning skal bruge et CRM-system ifm. kontakten til især offentlige kunder (ministerier, regioner og kommuner).

Kunderådgivningen har behov for et forbedret kontaktsystem, der skal styrke relationen til kunderne. CRM-systemet skal registrere og give et overblik over kunder. Det skal gøre kundekontakten nemmere og mere effektiv og give større udbytte af kontakten ved en mere nuanceret og målrettet indsats over for Elsparefondens kundegruppe.

Tilbudsgiver skal kunne levere 20 licenser til CRM-systemet og konsulentydelser til implementering af systemet. Læs hele kravspecifikationen (se bilag 1).

Leveringen af CRM-licenser og implementeringsfasen skal påbegyndes i starten af januar 2009. Kontraktholder skal stå for drift, support og produktopdateringer af CRM-systemet i kontraktperioden og være tilgængelig inden for normal åbningstid. I implementeringsfasen skal tilbudsgiver som minimum være tilgængelig for support i normal arbejdstid, jf. afs.2.

Aftalen løber i 2 år med mulighed for forlængelse i 2 gange 1 år. Aftale indgås på baggrund af Elsparefondens standardbetingelser for it-drift (se bilag 2).

1.1 Øvrige betingelser for deltagelse
Tilbudsgiver skal fremsende følgende dokumenter sammen med tilbuddet:

• Udfyldt og underskrevet tro og loveerklæring vedrørende gæld til det offentlige. Tro og loveerklæring er vedlagt som bilag 3
• Nøgletal for de seneste to år, herunder som minimum samlet omsætning, resultat, egenkapital og gæld i alt
• Referenceliste for det seneste år med angivelse af lignende eller tilsvarende produkter ogydelser
• Virksomhedspræsentation, herunder oplysning om selskabsform, ejerforhold og antal ansatte, eventuelt opdelt i medarbejderkategorier

2. Tildeling af ordre
Tildeling af ordre sker i henhold til det økonomisk mest fordelagtige tilbud efter nedenstående kriterier:

Vurderingen af tildelingskriterierne sker på grundlag af en samlet vurdering af tilbudsgivers tilbudsmateriale.

Økonomi:
Følgende bedes oplyst, og vil indgå i vurderingen af økonomien:

• Pris for 20 licenser i forbindelse med implementeringen og pris pr. efterfølgende licens.
• Samlet honorar for implementering specificeret i timeforbrug og timesatser fordelt på medarbejdere.
• Ad hoc-timepriser for videreudvikling, drift, support, produktopdateringer mv. i kontraktperioden på op til 4 år, jf. afsnit 1.

I vurdering af økonomi indgår også prisregulering, så tilbudsgiveren bedes beskrive, om der reguleres og i så fald hvordan.

Kvalitet og funktionalitet:
I vurderingen af kvalitet og funktionaliteten vil blive lagt vægt på systemets integrationsmuligheder med andre systemer. Tilbudsgiver bedes beskrive mulighederne herfor.

Derudover vil der blive lagt vægt på tilpasningsmuligheder og udviklingsmuligheder.

Tilbudsgiver bedes beskrive systemets muligheder for ændringer i forbindelse med nye funktionaliteter, herunder hvilken involvering tilbudsgiveren skal have, og hvad den uddannede administrator selv kan gøre.

Tilbudsgiver bedes ligeledes beskrive CRM-systemets brugervenlighed med hensyn til træning i brugen, den daglige brug og effektivitet.

Implementering og kompetencer:
Tilbudsgiver skal afgive løsningsforslag til udførelsen af implementeringsfasen ved at give et forslag til tidsplan med beskrivelse af de enkelte aktiviteter og deres tidsforbrug fordelt på medarbejdertyper i implementeringen. Herunder en beskrivelse af tilbudsgiverens tilgængelighed i form af support i implementeringsfasen.

Elsparefonden vægter en hurtig implementering højt.

Tilbudsgiver skal beskrive virksomhedens kompetencer i forhold til implementering af systemet og efterfølgende drift, support og produktopdateringer, herunder også uddannelse af brugerne, som det er beskrevet i henhold til udbudsmaterialets krav.

Tilbudsgiver skal i sit tilbud angive de medarbejdere, der skal knyttes til varetagelse af opgaven som CRM-leverandør. Vedlæg de pågældende medarbejderes CV.

Tilbudsgiver skal angive én medarbejder, der skal være tilbudsgivers daglige kontaktperson (projektleder) overfor Elsparefonden. Denne medarbejder skal have beslutningskompetence.

3. Forhandling
Elsparefonden vil invitere de 2-3 bedste tilbudsgivere, på baggrund af kriterierne i afsnit 2, til en forhandlingsrunde.

Forhandlingsrunden består af et møde mellem tilbudsgiver og Elsparefondens Kunderådgivning og IMM, merkantile og juridiske rådgivere, hvor der vil være mulighed for en nærmere præsentation af tilbuddet og det tilbudte system, hvorefter tilbuddet vil blive nærmere drøftet.

I forhandlingen lægges vægt på den del af tilbuddet som omhandler tildelingskriterierne.

Tilbudsgiver vil på baggrund af forhandlingen få mulighed for at fremsende et nyt tilbud, såfremt han ønsker det.

Tildeling af ordre sker i henhold til kriterierne i afsnit 2.

Forhandlingen finder sted den 15.12.2008 hos Elsparefonden.

4. Spørgsmål
Eventuelle spørgsmål kan stilles til Sarah Allingham på e-mail sal@sparel.dk eller på telefon 33 34 90 07 eller mobil 31 75 17 07.

Spørgsmål og svar vil blive offentliggjort på Elsparefondens hjemmeside i anonymiseret form i takt med, at de besvares.

5. Aflevering af tilbud
TIDSFRISTEN ER UDLØBET FOR DETTE UDBUD
Tilbud afleveres senest den 08.12 2008 inden kl. 16.00 på følgende adresse:

Elsparefonden
Amagerfælledvej 56
2300 København S
Att.: Elsparefondens Kunderådgivning
Mærket: CRM-udbud

Tilbuddet afleveres i 2 eksemplarer i papirform og elektronisk på cd-rom, usb-nøgle eller pr. e-mail til sal@sparel.dk.

Aflevering efter kl. 16:00 kun efter aftale med Sarah Allingham.

Bilag 1: Kravspecifikation
Bilag 2: Elsparefondens standardaftale for it-drift
Bilag 3: Tro og love-erklæring