Udbud af reklamebureauydelser til Elsparefonden

1. Indledning
Elsparefonden er en uafhængig fond med egen bestyrelse under Klima- og Energiministeriet. Elsparefondens opgave er at fremme elbesparelser og sikre en mere effektiv anvendelse af el i private husstande og den offentlige sektor. Der kan læses mere om Elsparefonden på www.goenergi.dk, hvorfra Elsparefondens handlingsplan også kan downloades.

Elsparefonden anvender reklamebureauer i forbindelse med markedsføring, kampagner m.v.

Elsparefonden afholder derfor en udbudsforretning med henblik på at indgå rammeaftaler inden for reklamebureauydelser.

Aftaleperioden er på 2 år med option på at forlænge aftalen i 2 gange 1 år.

2. Beskrivelse af opgaven
For at sikre en fortsat kreativitet på de enkelte ydelser ønsker Elsparefonden at indgå rammeaftaler med 3 – 5 reklamebureauer, der kan varetage fondens reklameopgaver i forbindelse med mediekampagner og generelle informationsaktiviteter i forhold til Elspare-fondens segmenter – private husstande og den offentlige sektor.

Reklamebureauerne skal som udgangspunkt være full-service bureauer, der blandt andet kan levere følgende ydelser:

• Strategisk rådgivning og sparring
• Udarbejdelse af kommunikationskoncept
• Kampagnestyring
• Idé og layout på kampagneelementer
• Relationsmarkedsføring
• Direct marketing
• Tv-reklamer og film
• Outdoor
• Tryksager
• Bannerreklamer
• Fotostyring
• Rentegning
• Repro

Det er ikke et krav at reklamebureauerne skal have kompetencer inden for alle ovennævnte områder, men det skal beskrives hvilke områder reklamebureauet besidder kompetencer in-den for, jf. også afsnit 4.

3. Udbudsform
Udbuddet foretages som et begrænset udbud i henhold til EU’s udbudsdirektiv. Udbuddet er fremsendt til offentliggørelse i EU-Tidende den 23. april 2009.

De virksomheder, der ønsker at komme i betragtning som tilbudsgivere, skal senest den 2. juni 2009 rette henvendelse til IMM, jf. nedenfor.

Der vælges 10 virksomheder, der efterfølgende opfordres til at afgive tilbud. Såfremt der er flere egnede ansøgere end de 10, vil der blive valgt på baggrund af udvælgelseskriterierne i punkt 4.

Udbudsmaterialet forventes udsendt ultimo juni 2009.

Aftalerne træder i kraft 1. januar 2010.

Tildeling af ordre i aftaleperioden blandt de valgte leverandører, sker efter iværksættelse af fornyet konkurrence, såkaldte miniudbud, for at sikre en fortsat kreativitet inden for de enkelte opgaver og kampagner.

4. Betingelser for deltagelse
Anmodning om deltagelse skal fremsendes skriftligt i tre eksemplarer i papirudgave (årsregnskaber dog kun i et eksemplar) i formatet A4 eller foldbart til dette format og et elektronisk eksemplar i Microsoft eller dertil kompatibelt format.

Anmodningen skal indeholde nedennævnte dokumentation. For øvrige krav og oplysninger henvises til udbudsbekendtgørelsen i fuldstændig version.

• Generel beskrivelse af virksomheden, herunder ejerforhold, selskabsform og antal ansatte, gerne fordelt på medarbejderkategorier
• Afsluttede regnskaber for de sidste 2 regnskabsår
• Erklæring på tro og love vedrørende:
  - gæld til det offentlige
  - endelig afsagt dom
  - miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø
• Erklæringerne kan hentes på www.imm.dk/tro_og_love.htm
• Referencer for tilsvarende opgaver inden for de seneste 2 år, hvor opgaverne har været rettet mod den offentlige sektor og private husstande
• Beskrivelse af virksomhedens kompetencer primært i forhold til at levere reklameydelser for den offentlige sektor rettet mod den offentlige sektor og mod private husstande samt inden for de områder som nævnt i afsnit 2.
• Tydelig angivelse af kontaktperson og dennes kontaktoplysninger
• Ved konsortier skal ovenstående oplyses af alle konsortiets parter. Deltagerne i konsortiet hæfter solidarisk. Der skal angives en kontaktperson for konsortiet.

5. Kontaktoplysninger
Alle henvendelser og/eller spørgsmål bedes rettet til:
IMM, merkantile og juridiske rådgivere
Ndr. Strandvej 119E
3150 Hellebæk

Att.: Konsulent cand.merc-jur Sofie Krogh

Tlf.: 48 36 31 02
Fax: 49 70 79 99

E-mail: krogh@imm.dk